De acuerdo con la consultora Gallup solo el 12% de las personas está totalmente de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo de onboarding. Para reducir este gap, las empresas deben asegurarse de que los colaboradores tengan todas las herramientas que necesitan para tener éxito. Sin embargo, el camino hacia un buen onboarding es se ha vuelto cada vez más difícil debido a los nuevos esquemas de trabajo remoto o híbridos.

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La incorporación exitosa conecta a los nuevos colaboradores con la cultura de su empresa y aumenta su productividad, por ello te compartimos los elementos clave para crear un onboarding de impacto:

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1. Preonboarding

Esta etapa puede comenzar antes del primer día. En esta etapa te recomendamos algunas acciones para conectar con tu colaborador:

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✔️ Enviar un kit de bienvenida. Puede incluir mercancía de la empresa, dulces, vales regalo, o aditamentos para realizar mejor su trabajo como mouse ergonómico o unos buenos audífonos.

✔️ En esquemas de trabajo presencial, se recomienda brindar al nuevo colaborador un recorrido preliminar por el lugar de trabajo antes de su fecha de inicio.

✔️ Compartir información valiosa sobre la empresa: organigramas, información sobre los beneficios de los colaboradores y los valores de la empresa.

✔️ Asignar a un compañero de onboarding para que acompañe al nuevo colaborador en sus primeros días.

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2. Comunica los cimientos de la empresa

Puede tomar meses para que un nuevo colaborador se integre a la cultura de la empresa. Conviene transmitir con claridad cuáles son los pilares que forman la identidad de una empresa, incluida la marca, la cultura de la empresa, los valores y la visión. De acuerdo a la consultora Gallup, esta etapa puede demorar hasta un año. En esta etapa existen cinco preguntas clave que los nuevos empleados deben responder:

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✔️ ¿En qué creemos por aquí?

✔️ ¿Cuáles son mis puntos fuertes?

✔️ ¿Cuál es mi papel?

✔️ ¿Quiénes son mis socios?

✔️ ¿Cómo es mi futuro aquí?

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3. Involucra a las personas clave

La incorporación de nuevos colaboradores es responsabilidad de distintos equipos, entre ellos:

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✔️ People & Culture: Apoyan en la recopilación de documentación, proporcionan recorridos por el lugar de trabajo y recursos de la empresa, como organigramas y manuales para empleados.

✔️ Gerentes: Acuerdan las responsabilidades y expectativas del nuevo rol. También conectan al nuevo colaborador con los miembros del equipo y departamentos relevantes en su posición.

✔️ Compañeros/mentores: Ayudan personalmente al nuevo colaborador con cualquier aspecto de su proceso de incorporación, asegurándose de que todos los pasos sean claros y respondiendo cualquier pregunta relacionada con la empresa.

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Tips para crear un buen onboarding

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1. Dale tiempo

Evita que los nuevos colaboradores se confundan con tanta información de tu organización, mejor crea un proceso de onboarding que abarque hasta los primeros meses y permite que cada persona aprenda a su ritmo sobre la cultura de tu empresa.

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2. Establece objetivos claros

Define objetivos claros y verifica con frecuencia su progreso, esto le ayudará al nuevo colaborador a concentrarse  en lo que realmente se necesita, reduciendo el sentimiento de incertidumbre y confusión. Considera que con frecuencia los nuevos colaboradores quieren impresionar, ¿cómo pueden hacer eso si ni siquiera están haciendo lo que tú quieres?

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3. La mejor primera semana de su vida

Prepara todo para el ingreso del nuevo colaborador: pueden decorar su escritorio, presentarlo con todo el team, darle un kit de bienvenida, agendar el tiempo necesario para recibir la capacitación de su líder. De acuerdo con Ben Peterson, director ejecutivo de BambooHR, "lo peor para un nuevo empleado es ser cortejado a través del proceso de contratación y luego llegar al trabajo y la recepcionista ni siquiera lo está esperando o su oficina no está preparada".

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4. Conversaciones  frecuentes

‍Al final de su primera semana, conversa con el nuevo colaborador sobre lo sucedido y lo que debería suceder en el futuro. Realiza este proceso todas las semanas durante el primer mes y continúe recapitulando cada mes o cada tres meses. De esta manera, se sentirá incluido y si tiene preguntas, no dudará en acercarse a ti. Con demasiada frecuencia, los colaboradores simplemente hacen lo que creen que es correcto sin conocer realmente el proceso porque están demasiado nerviosos para preguntar.

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5. Considera tu audiencia

La capacitación debe ser más receptiva e intuitiva que nunca. Los nuevos colaboradores son ágiles, exploradores e ingeniosos, y tiene sentido que el diseño del programa de aprendizaje refleje y respalde esto. Las soluciones de aprendizaje flexibles promueven una mejor comprensión y desarrollo profesional.

6. Liderazgo de Aceptación

Si tu líder apoya activamente el plan de incorporación de colaboradores, el equipo estará más motivado para participar en el contenido. Pero, ¿cómo logras que tu líder se una? Muestra los números. Por ejemplo, ¿cuánta pérdida trae un mal desempeño al equipo? En comparación con la tasa de retención, ¿cuál es el porcentaje de empleados perdidos y el costo de reemplazarlos?

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Una vez que sepas cómo planeas rediseñar tu proceso de incorporación, comienza con las habilidades y conocimientos más críticos. Luego agrega las tecnologías y procesos adicionales.

7. Mantente al día

Mantener actualizado el contenido introductorio puede resultar complicado. Pero esta no es una razón para la formación obsoleta. Si tus nuevos empleados no tienen la información correcta, estarán en problemas. Una comprensión oportuna del contenido y el desempeño te brinda la oportunidad de reevaluar el diseño de la experiencia de aprendizaje y la entrega de capacitación cuando sea necesario.

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Los hechos han demostrado que la formación inicial de los empleados puede mejorar la satisfacción y la productividad de los empleados, y puede ayudar a que tu empresa prospere en un entorno corporativo en constante evolución. Conoce cómo con lapzo puedes crear onboardings remotos y capacitaciones para tu equipo de trabajo en minutos.

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